Digitale Praxis: Online-Terminbuchung in der Praxis

Nutzen Sie für Ihre Praxis bereits die Online-Terminbuchung? Nein? Dann sollten Sie sich den folgenden Artikel genauer ansehen. Wir haben alle Vorteile für Sie zusammengefasst.


Das Telefon klingelt in Dauerschleife und die Leitung ist ständig besetzt – in vielen Arztpraxen gehört das zum Alltag. Patienten möchten Termine vereinbaren oder verschieben und suchen dabei gemeinsam mit dem Praxisteam nach einem freien Slot. Andere Patienten werden an bevorstehende Termine erinnert oder über Terminänderungen informiert. Ein zeitintensiver Organisationsaufwand, der sowohl für Patienten als auch das Praxisteam unbefriedigend ist. 

Neue Erwartungen von Patienten

Patienten sind von Warteschleifen oder der ausschließlichen Verfügbarkeit während der Sprechzeit genervt und möchten eine einfache und praktikable Methode, um notwendige Termine zu vereinbaren. Die Online-Buchung von Terminen bietet hier eine ideale Lösung. Rund um die Uhr können die Patienten mit der Arztpraxis in Verbindung treten und eigenständig einen Termin vereinbaren – ohne Wartezeit und unabhängig der Öffnungszeiten. 

Vor allem für junge Patienten sind digitale Zusatzleistungen bei der Wahl des Arztes ein wesentlicher Entscheidungsfaktor. Sie wünschen sich einen möglichst schnellen und unkomplizierten Arztbesuch – und dieser beginnt bereits bei der Kontaktaufnahme. Obwohl sich fast zwei Drittel der Deutschen die Möglichkeit einer Online-Terminbuchung wünschen, bieten diesen Service immer noch wenige Arztpraxen an. Der digitale Termin-Service stellt somit ein klares Differenzierungsmerkmal gegenüber Kolleginnen und Kollegen dar, die diese Zusatzleistung nicht anbieten. 

Entlastung für das Praxisteam 

Die Kommunikation zwischen Arzt und Patienten ist eines der wichtigsten Bestandteile einer erfolgreichen Behandlung. Doch leidet die Kommunikation in vielen Fällen bereits im Eingangsbereich der Praxis, wenn dort das Telefon ständig klingelt und sich die Praxismitarbeiter eher um den Patienten in der Leitung kümmern müssen, anstatt sich auf den Patienten vor Ort zu konzentrieren. Das Terminmanagement wird durch die Online-Terminbuchung erheblich vereinfacht, da weniger telefonische Absprachen notwendig sind. Das Praxisteam wird dadurch entlastet und hat deutlich mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben im Praxisablauf. 

Zusätzlich werden bereits bei der Online-Terminvereinbarung relevante Patientendaten abgefragt, die von der Praxis übernommen werden können (mit Zustimmung des Patienten). Das Praxisteam spart bei der Patientenaufnahme somit wertvolle Zeit, da beispielsweise administrative Informationen wie Name, Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse bereits vorliegen. 

Dadurch, dass der Patient online selbst ein für ihn passendes Datum mit Uhrzeit auswählt und diesen Termin nochmals bestätigt, werden Fehlerquellen durch Missverständnisse in der Kommunikation zwischen Mitarbeiter und Patienten minimiert. 

Patientenneugewinnung dank digitaler Zusatzleistung

Die 24-h Online-Terminbuchung ist eine wunderbare Möglichkeit zur Patientenbindung und -gewinnung. Nicht selten suchen Patienten im Internet nach einem passenden Arzt und vergleichen dabei die unterschiedlichen Praxishomepages. Der Patient befindet sich also bereits auf der Webseite der Arztpraxis, die ihn anspricht. Warum also dem Patienten nicht direkt die Möglichkeit bieten, an Ort und Stelle einen Termin zu vereinbaren? So können auch Patienten für sich gewonnen werden, die am Wochenende oder im Feierabend nach einem Arzt suchen während andere Praxen nicht erreichbar sind. 

Bei der Bestätigungsemail des Termins haben Arztpraxen die Möglichkeit, automatisch terminrelevante Informationen mitzuteilen, z. B. einen Hinweis, den Überweisungsschein oder Vorbefund nicht zu vergessen. So kann sich der Patient im Vorfeld bereits auf den Termin vorbereiten und bringt alle notwenigen Dokumente mit. Eine weitere Zusatzleistung, um die Patientenbeziehung zu stärken. 

Zunehmende Termintreue 

Bei der Online-Terminbuchung können die Patienten entscheiden, ob sie eine automatische Erinnerung per SMS oder E-Mail kurz vor dem Termin erhalten möchten. Das nicht Erscheinen von Patienten zu vereinbarten Terminen kann dadurch bis zu 70 % reduziert werden. Einige Anbieter für Online-Terminbuchungen bieten auch die Möglichkeit an, dass sich Patienten zur Vereinbarung von Vorsorgeterminen erinnern lassen. Dadurch werden deutlich mehr Regeluntersuchungen wahrgenommen und die Hürde, einen Termin zu vereinbaren, wird geringer. 

Integration und Umsetzung im Praxisalltag 

Eine Online-Terminbuchung lässt sich am besten auf der eigenen Praxishomepage integrieren. Durch den digitalen Terminmanagement-Service können Termine bequem für mehrere Wochen im Voraus geplant werden – automatisiert aber mit voller Kontrolle.

Die Praxis hat zu jeder Zeit die Hoheit über den Terminvergabeprozess und kann selbst entscheiden, welche Termine und Behandlungsarten für die Online-Buchung zur Verfügung stehen und welche nicht. Zudem lassen sich individuelle Terminslots definieren, da je nach Behandlung unterschiedliche Zeitfenster notwendig sind. Kontrollbesuche benötigen beispielsweise einen kürzeren Terminslot als aufwendige Untersuchungen. 

Auf dem Markt gibt es bereits einige Anbieter, die Terminbuchungs-Tools zur einfachen Integration in die bestehende Praxishomepage anbieten, beispielsweise Doctena, Doctolib, Jameda oder Samedi. Durch die zusätzliche Verknüpfung mit der vorhandenen Praxissoftware und dem Praxiskalender können die internen Prozesse bestens aufeinander abgestimmt werden. In Echtzeit werden die freien Termine mit dem Kalender abgeglichen und synchronisiert, um jederzeit einen Überblick zu gewährleisten und Doppelbuchungen auszuschließen. 

Fazit

Die Online-Terminbuchung stellt eine optimale Ergänzung im Terminmanagement einer Praxis dar. Patienten können rund um die Uhr selbstständig Termine buchen, verschieben und absagen – ohne unnötig Ressourcen des Praxisteams zu beanspruchen. Durch die administrative Entlastung hat das Praxisteam mehr Zeit für das Wesentliche – dem Patienten!
 


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Kategorie
Ärzte

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