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Eine erhebliche Neuerung kommt 2025 auf alle Unternehmer - das heißt auch alle Praxen, egal in welcher Rechtsform - zu: Die E-Rechnung wird (teilweise) verpflichtend. Rechtsanwalt & Fachanwalt für Medizinrecht Dr. Dr. Thomas Ruppel erklärt, was das für Arztpraxen bedeutet.
Möglichkeit zum E-Rechnungsempfang ab 01. Januar 2025 Pflicht
Ab dem 01. Januar 2025 müssen Arztpraxen Rechnungen von anderen Unternehmern (z.B. Lieferanten, Steuerberatern usw.) elektronisch empfangen können.
Damit ist ausdrücklich nicht gemeint, dass eine pdf-Datei per E-Mail empfangen wird. Pdf-Dateien sind im rechtlichen Sinne keine zulässigen neuen E-Rechnungen. Ebenso wenig können Papierdokumente einfach eingescannt und als Bilddatei die neuen Anforderungen erfüllen. Vielmehr ist ein spezieller Datensatz gemeint, der an sich für das menschliche Auge nicht sinnvoll lesbar ist. Denn es wird zwei Datenformate geben, einmal Xrechnung, für dessen Auslesen man eine spezielle Software braucht und dann das - etwas kompliziert klingende - ZUGFeRD-Format: Dieses ist eine pdf, wobei unter der für den Menschen lesbaren pdf ein Datensatz enthalten ist, der computerlesbar ist.
D.h.: eine normale pdf ist keine E-Rechnung, eine pdf aus dem ZUGeRD-Format ist eine erlaubte E-Rechnung, weil darunter der eigentlich nicht lesbare elektronische Rechnungsdatensatz liegt.
Zum Empfang der E-Rechnung gibt es spezielle Programme, etwa von der DATEV oder von Steuersoftwareanbietern, aber auch einige Praxisverwaltungsprogramme werden E-Rechnungen verarbeiten können.
Ausgehende E-Rechnungen: Mehrjährige Übergangsfristen
Für ausgehende Rechnungen gilt, dass auch nach dem Jahreswechsel noch Papierrechnungen erlaubt sind. Auch Pdf-Rechnungen dürfen, nach Zustimmung des Rechnungsempfängers, verschickt werden. Natürlich dürfen auch schon neue E-Rechnungen versendet werden.
Erst ab 2027 - bei unter 800.000 Euro Jahresumsatz sogar erst 2028 - müssen Unternehmer ihren Geschäftskunden E-Rechnungen stellen, ab 2028 dann auch gegenüber Verbrauchern. Die Pflicht zum Erstellen von E-Rechnungen berührt die meisten Praxen jedoch nicht, denn umsatzsteuerfreie Umsätze, wie sie Ärztinnen und Ärzte generieren (§ 4 Nr. 14 UstG) sind weiterhin nicht von der Pflicht zur E-Rechnung betroffen. Darüber hinaus gilt, dass es für Rechnungen unter 250 € auch in Zukunft keine E-Rechnungspflicht geben wird.
Sonderregeln für Kassenärzte und Apotheker
Parallel dazu arbeitet der Bund gerade an der Einführung der E-Rechnung für Kassenärzte, Kassenzahnärzte und Apotheker für alle gegenüber Kassenpatienten erbrachten Leistungen, die nicht dem Sachkostenprinzip unterliegen. Das sind zum Beispiel Zuzahlungen. Hierfür wird gem. § 359a Abs. 1 S 1 SGB V die Zustimmung des Versicherten notwendig sein. Diese Anwendung der Telematik-Infrastruktur steht noch nicht zur Verfügung. Zum Versand dieser E-Rechnungen werden vermutlich die Praxisverwaltungsprogramme verwendet werden können, alternativ die Softwareanwendungen, die auch schon für den Empfang der E-Rechnungen dienen.
\\\ Verfasser: Dr. Dr. Thomas Ruppel, Rechtsanwaltsgesellschaft Dr. Ruppel mbH (Lübeck) für AÄA