Der volle Terminkalender in der Praxis – eigentlich ein Grund zur Freude, denn das bedeutet, dass Ihre Arbeit von den Patienten geschätzt und auch weiterempfohlen wird. Andererseits ist die Planung von vielen individuellen Terminen komplex und mit hohem Aufwand verbunden. Ein intelligentes Online-Buchungssystem unterstützt das Praxisteam bei dieser Aufgabe: rund um die Uhr und an jedem Wochentag können Patienten eigenständig ihren Wunschtermin buchen, verschieben oder stornieren.
Welche Funktionen bietet ein Online-Buchungssystem?
Manche Ärzte stehen Online-Terminvereinbarungen noch skeptisch gegenüber. Bedenken im Hinblick auf den Datenschutz und den Umgang mit Doppel- oder Falschbuchungen und wegen der Offenlegung der aktuellen Terminsituation verhindern den Einsatz von Buchungssystemen – obwohl sie zahlreiche Vorteile sowohl für das Team als auch für die Patienten bieten können.
Zu jeder Tageszeit, unabhängig von den Praxisöffnungszeiten, können Termine vereinbart werden. Für Patienten bedeutet das enorme Flexibilität. Pausenloses Telefonklingeln am Praxisempfang gehört der Vergangenheit an, damit werden Kapazitäten für andere Aufgaben frei. Patienten lassen sich automatisch per Mail oder SMS an bevorstehende Termine erinnern, was Ausfälle und Leerläufe minimiert.
Viele Buchungssysteme bieten zudem die Möglichkeit, die Terminvergabe mit bestimmten Merkmalen zu koppeln. Beispielsweise kann die Onlinebuchung nur für Stammpatienten möglich sein. Auch Vor- und Nachbereitungszeiten können hinterlegt werden, damit genug Puffer zwischen den einzelnen Terminen bleibt. Dieses Vorgehen hat sich etwa bei der Koordination von COVID-Impfungen bewährt: Die Terminvergabe je nach Impfstoff und Art der Impfung (Erst-, Zweit- und Boosterimpfung) kann auf diese Weise weitgehend automatisiert und ohne großen zusätzlichen administrativen Aufwand vorgenommen werden.
Vorteile für Praxen:
- Entlastung und Zeitersparnis für das Praxisteam
- Steigerung der Wirtschaftlichkeit durch Reduzierung von Ausfallzeiten, Fehlbuchungen und Leerläufen; automatische Reminder für anstehende Vorsorgeuntersuchungen
- Optimale Auslastung dank effektiver Füllung von Terminlücken
- Verbesserter Online-Auftritt der Praxis durch a) moderne Anmutung der Website und b) Vorteile hinsichtlich der Suchmaschinenoptimierung
- Effiziente Patientenbindung durch automatisierte Kommunikation
- Verwaltung von Patienten, Ärzten, Untersuchungsräumen, etc. in einem einzigen System
Vorteile für Patienten:
- Praxiserreichbarkeit unabhängig von Öffnungszeiten
- Diskrete Terminvereinbarung
- Geringere Wartezeiten durch optimale Terminvergabe
- Barrierefreiheit bei der Terminvergabe z.B. für Gehörlose
- Höhere Patientenzufriedenheit dank zusätzlichem Leistungsangeobt der Praxis und kurzer Wartezeiten
Das richtige Tool für die eigene Praxis
Doctolib, Jameda, Samedi, Arzttermin.de und viele mehr - inzwischen gibt es auf dem Markt zahlreiche Terminmanagementsysteme. Welches System passt am besten zur eigenen Praxis?
Grundsätzlich sollte auf ein transparentes Gebührenmodell des Anbieters geachtet werden. Wichtig ist die Kompatibilität mit der bestehenden Praxis-IT. Im Idealfall handelt es sich nur um eine Modulerweiterung, so dass alles weiterhin über eine Anwendung laufen kann. Einige Praxissoftwarehersteller bieten bereits Online-Buchungssysteme als Zusatzleistung mit an (z. B. CGM, Medatixx, Indamed). Dies hat den Vorteil, dass das Buchungssystem mit der Praxissoftware verknüpft ist und Terminbuchungen automatisch synchronisiert werden. Zusätzlich empfiehlt es sich, das Terminmanagementsystem für einen gewisse Zeit zu testen: Ist die Bedienung benutzerfreundlich und intuitiv? Werden alle wichtigen Funktionen, z. B. automatisierte Terminerinnerungen für den Patienten, abgedeckt?
Patientendaten sind sensibel, der Datenschutz muss unbedingt eingehalten werden – natürlich auch vom Terminmanagementsystem. Aus diesem Grund sollte die Datenübertragung über eine End-to-end-Verschlüsselung erfolgen und mit einer Mehr-Faktoren-Authentifizierung gearbeitet werden.
